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Seguridad, riesgos y catástrofes en la gestión de archivos


Cuando nos hacemos cargo de un archivo, el profesional de la información debe realizar un análisis de riesgos sobre el área que dirige, a mi punto de vista este es el principal factor que nos conducirá al éxito de nuestra gestión.

El determinar cuáles son las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, nos permite contar con una herramienta valiosa con la cual podemos conocer los puntos de alto riesgos que debemos controlar, a fin de evitar catástrofes como las que se han conocido a través de los medios de comunicación.

Actualmente como consultor de proyectos archivísticos, he podido conocer depósitos, almacenes donde guardan los archivos sin ningún tipo de control de seguridad, los mal llamados “archivos” que se encuentran ubicados próximos a las tuberías de desagüe, “archivos” con ventanas sin vidrios, “archivos” con anaqueles oxidados, “archivos” con documentos a la intemperie, “archivos” con cables eléctricos descubiertos y muy cerca a los documentos, “archivos” con toma corrientes expuestos, “archivos” sin ningún tipo de equipo contra incendio, etc.

Como dije en algunas conferencias que dicté, los dueños o gerentes se preocupan del archivo cuando tienen encima una demanda, multa o una penalización que en dólares no son menores de las 6 cifras, es allí donde acuden a los Profesionales de la Información para que sean ellos quienes den una solución al extremo problema en que se encuentran involucrados.

Pero ¿Qué tan importante es que el Profesional se encuentre preparado para una correcta gestión? Pues el conocer con amplitud cuales son las debilidades y amenazas nos permite también encontrar las soluciones a cada uno de dichos problemas, cada una de estas tabularlas en un cuadro de análisis de riesgo y trabajar con cada una ellas.

Quizás la respuesta después de leer este articulo sea, como casi siempre escucho, la empresa no nos apoya, la entidad no quiere gastar, no nos dan los materiales adecuados, etc.

Bien, a esta incertidumbre propongo lo siguiente: ¡Profesionales! Desarrollen un documento o informe acorde a la compresión de un gerente o director, expónganlo y dejen evidencia de su análisis, entréguenlo a través del E-mail con copia a todos los Stakeholders, ojo a cada uno con sus respectivos cargos electrónicos o físicos. Uds deben dejar evidencia del trabajo profesional que están realizando y demuestren su alto nivel en la gestión que desempeñan. Ojo…Ojo… cada una de estas amenazas debe tener su respectiva solución, el trabajo profesional es completo, propongan soluciones acordes a su entidad persigan el éxito y recuerden el profesional exitoso es aquel que persiste y logra sus objetivos.

Un fuerte abrazo Profesionales de la Información y los dejo con algunos casos de catástrofes en archivos a nivel mundial.

 

Atte:

Carlos García Muñante

www.architemsac.com

 

INCENDIO CONSUMIÓ ARCHIVO HISTÓRICO DE LA UNIVERSIDAD SAN MARCOS

El edificio virreinal servía para almacenar el archivo histórico de la mencionada casa de estudios. Según especialistas, el recinto albergaba documentos del siglo XVI, como la venia papal para la fundación de la UNMSN. Además, también guardaba colecciones arqueológicas de suma importancia, como la del historiador Pablo Macera. Fuente https://peru21.pe/lima/incendio-consumio-archivo-historico-universidad-san-marcos-171212

Casa superior de estudios aseguró que no se han registrado daños de documentos. Local guarda material del siglo XVI.

ALMACÉN RANSA ARCHIVOS

En Diciembre 2009 en este incendio se quemaron archivos y documentos públicos, de diferentes instituciones, los cuales eran administrados por Ransa Archivo. Fuente https://diariocorreo.pe/peru/mucha-coincidencia-otros-incendios-en-almacenes-del-gobierno-705567/

ALMACÉN MINEDU (Junio 2012)

Este siniestro provocó pérdidas de 280 millones de soles y el seguro La Positiva inició una investigación para determinar si el incendio fue provocado o no. Finalmente, no se pudo determinar qué fue lo que sucedió.

ALMACEN IRON MOUNTAIN ARGENTINA

El depósito de Iron Mountain, en el barrio de Barracas, comenzó a arder la mañana del 5 de febrero de 2014. Habían pasado unos minutos de las 8 cuando el fuego fue detectado por una empleada de limpieza en el depósito 7 de la firma. Menos de una hora después el lugar estaba envuelto en llamas y tras el derrumbe de una pared, apenas una hora después del inicio, murieron 10 bomberos y miembros de Defensa Civil que habían llegado hasta ahí para controlar el incendio. Fuente https://www.elintransigente.com/politica/2018/2/5/como-esta-la-investigacion-por-el-incendio-de-iron-mountain-477700.html

ALMACEN IRON MOUNTAIN INGLATERRA – LONDRES

En el año 2006, en Londres, las llamas alcanzaron los nueve metros de altura y elevaron en el aire un pesado humo, que “se veía a través de la ciudad”, reportó en su momento la cadena BBC .

Voceros de la empresa en Inglaterra comunicaron que, si bien los depósitos contaban con “un gran espacio y medidas de seguridad, se encontraban demasiado llenos”.

En aquel episodio, alrededor de 100 bomberos acudieron al lugar donde se encontraba ubicado el depósito para tratar de controlar las llamas, pero no tuvieron más remedio que esperar a que se apagara sólo, controlando que no se expandiera. Tardó aproximadamente dos días en consumirse el fuego, sin embargo. No hubo heridos ni muertos. Fuente https://diariohoy.net/trama-urbana/iron-mountain-tuvo-cinco-incendios-en-eeuu-inglaterra-y-canada-21492